Församlingens arbetsstig

Höstens 2025 allmänna utbildningar och förberedelser inför införandeomgången

De allmänna utbildningarna ordnas hösten 2025 för alla och ger vägledning som stöd för planeringen. Församlingen kan också se inspelningarna senare enligt sin egen tidtabell.

6–3 månader före införandeomgången börjar

Församlingen får en sidkarta över den gamla Klockaren med listor över aktiva och utkast-sidor.
- Om församlingen eller samfälligheten inleder planeringen tidigare kan sidkartan begäras via Klockaren-stödet. I självservicepunkten IPP hittar du en ny supportkanal för nya Klockaren.
- Man kan bekanta sig med den nya huvudmenyn på demowebbplatsen och vid behov börja planera hur innehållet placeras på den nya webbplatsen.
Församlingen går igenom de aktiva sidorna och tar bort föråldrat eller onödigt innehåll.
- Innehållet flyttas inte automatiskt till den nya webbplatsen, men städningen underlättar arbetet vid uppbyggnaden och hjälper församlingen att fokusera på planeringen av den nya webbplatsen.
Utkast behöver inte tas bort.
Församlingen bekantar sig med det gemensamma innehållet och funderar på hur det behöver anpassas till den egna verksamheten. Det finns gemensamt innehåll om fester, skriftskolan, tro och liv samt på engelska grundläggande information om kyrkan. Bekanta dig med det gemensamma innehållet
Senast i detta skede bestämmer församlingen arbetsfördelningen för att bygga den nya webbplatsen:

Organisering av arbetet i församlingen

Hur arbetet med att bygga den nya webbplatsen organiseras är upp till varje samfällighet och församling att besluta om. Eftersom vi har fått frågor om detta följer här ett förslag på en möjlig modell.

Förslag på genomförandemodell för en samfällighet – samfällighetens roller och projektledning

Administratör (en eller flera)
- Samfälligheten utser en eller flera huvudadministratörer som samordnar helheten. De ansvarar för att projektet följer tidplanen och fungerar som kontaktpersoner gentemot Klockaren-teamet.
- Uppgifter:
  - Leder införandeprocessen på församlingsnivå
  - Planerar struktur och upplägg för den nya webbplatsen
    - Alternativt kan gruppen hålla workshoppar där innehåll och struktur planeras tillsammans med övriga medarbetare
  - Deltar i kliniker och kick-off för huvudadministratörer
  - Ansvarar för att webbplatsstrukturen byggs upp och att alla sidor skapas så långt det är möjligt
  - Fattar beslut om supersidor, specialmoduler eller separata webbplatser
Planeringsgrupp
- Sammansättning:
  - Huvudadministratör(er)
  - Representanter från varje församling
  - Eventuella andra roller: utbildningskoordinator, innehållssamordnare
Innehållsproducenter
- Uppgifter:
  - Bygger upp sidornas faktiska innehåll
  - Lägger till bilder, länkar och annat material
  - Genomför innehållsuppdateringar enligt planeringsgruppens riktlinjer

Förslag på modell för en självständig församling

En självständig församling kan arbeta enligt samma modell som samfälligheterna, men uppgifterna fördelas oftare bredare mellan medarbetarna.

En eller två huvudadministratörer utses för att samordna arbetet och delta i huvudadministratörsutbildningen.
Planeringen görs ofta gemensamt, till exempel genom workshoppar eller gemensamma möten där flera medarbetare deltar i att utveckla idéer och planera strukturen.
Själva webbplatsbygget delas upp brett – de flesta eller alla som deltar i projektet bidrar till innehåll, redigering och insamling av material.
Samarbete och öppen arbetsfördelning är centralt: innehåll och struktur utvecklas parallellt, och ansvaret delas mer jämnt än i större organisationer.

Denna modell fungerar särskilt bra när det inte finns ett separat kommunikationsteam eller en tydlig projektledare, men man ändå vill skapa en välfungerande och gemensam Klockaren-webbplats.

Förberedelser för nytt innehåll och material

Församlingen bekantar sig med det gemensamma innehåll som finns färdigt i sidmallarna. Det är bra att utvärdera vad som kan användas direkt och vad som behöver ändras eller kompletteras. Det går också att helt ersätta det gemensamma innehållet med eget.
Man kan använda Copilot som stöd i textbearbetningen. Utnyttjande av artificiell intelligens
Samtidigt är det bra att planera och samla in:
- nya presentationsbilder på personal och lokaler (de nuvarande i gamla Klockaren är för små), mer information på sidan Bilder
- foton med lokal prägel,
- annat visuellt material för den nya webbplatsen.
Allmänna bilder finns också i Klockarens egen bildbank som nås via det nya publiceringsverktyget.

1 månad före införandeomgången börjar

Församlingen får:

inbjudan till kick-off för administratörer i Teams,
inbjudningar till klinikerna för administratörer och innehållsproducenter,
anvisningar samt information om församlingens kontaktperson i Klockaren-teamet och om samarbetsstrukturen.

Utbildning och stöd under införandeomgången

Mer information om utbildningen och stödet finns på den egna införandeomgångens webbsida.

Uppbyggnad och publicering av webbplatsen

Församlingen bygger den nya webbplatsen.
- Församlingen får en webbplats med färdig huvudmeny (tomma sidor) och gemensamt innehåll på plats. Församlingen ändrar vid behov i det gemensamma innehållet.
- Församlingen skapar undersidor, skriver texter, lägger till länkar, bilder, blanketter, lokaler, kontaktuppgifter, inställningar osv. Innehåll flyttas inte automatiskt från den gamla webbplatsen.
Evenemang:

Evenemang matas in manuellt i nya Klockaren om församlingen inte kommer att ta i bruk gränssnitt till Katrina eller Prime. Om ni matat in evenemang i Katriina eller Prime vars tidpunkt är efter att den nya webbplatsen publicerats så flyttas dessa automatiskt över till nya Klockaren.
En del församlingar har redan i dag avtal om gränssnitt till Katrina eller Prime. Om ni hör till dem och vill fortsätta använda det, behöver ni inte göra något nytt avtal. Klockarteamet ser då till att kopplingen blir gjord.

Församlingar som inte tidigare har haft gränssnitt, men nu vill ta det i bruk, behöver själva komma överens med Katrina eller Prime om att införa det och om kostnaderna.

När församlingen anser webbplatsen färdig:
- helheten kontrolleras med hjälp av en checklista,
- kontakt tas med Klockaren-teamet senast två veckor före önskat publiceringsdatum,
- Klockaren-teamet kollar att webbplatsen är klar för publicering.
Stöd finns tillgängligt under hela processen!

Publicering:

Helst inom den avtalade tidsramen: församlingar: 3 månader, samfälligheter: 6 månader. Ni kan med låg tröskel kontakta Klockaren-stödet om det uppstår utmaningar under projektet gång!

Sammanfattning av arbetsuppgifter

Församlingen / samfälligheten

bestämmer arbetsfördelningen inom församlingen/samfälligheten,
rensar bort föråldrat innehåll,
bekantar sig med bakgrundsmaterial och deltar i utbildningar eller ser inspelningarna,
bekantar sig med den nya huvudmenyn och planerar webbplatsens struktur,
tar eller samlar bilder på personal, lokaler och lokala motiv – bilderna i gamla Klockaren är för små,
bekantar sig med det gemensamma innehållet och anpassar det till församlingens behov,
skapar undersidor och producerar innehåll,
matar in evenemang manuellt om inget gränssnitt används,
kontrollerar att webbplatsen är färdig med hjälp av checklistan och anmäler i tid om publiceringsplanerna.

Klockaren-teamet

levererar sidkartan för den nuvarande webbplatsen,
utser en egen kontaktperson för församlingen,
skapar webbplatsen med färdig huvudnavigering och gemensamt innehåll samt ger administratörsbehörigheter,
utbildar, stöder och sparrar under hela processen och följer upp arbetet,
säkerställer tillsammans med församlingen och systemleverantören att allt är klart för en lyckad publicering.